خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية

خطوات كتابة تقرير هذا ما يجب على الطالب في المدرسة والموظف في أي مؤسسة تعلمه وإتقانه ، لذلك تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير ، وكذلك مجال الأعمال ، ومواجهة طلب “تقرير” من أحد كبار المديرين ، يعاني الكثير من الناس فيما يكتبون ، وينشأ ارتباك حول أسلوب الكتابة ، وما يجب تضمينه ، واللغة المستخدمة ، وطول المستند وعوامل أخرى. في هذه المقالة المرجعية على الموقع الإلكتروني ، نقدم لك معلومات مهمة حول إعداد التقرير.

ما هو التقرير

في الأوساط الأكاديمية ، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات ، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل من أجل المعنى ، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في مجالات الأعمال التجارية ، والمجالات العلمية والتقنية ، وفي مكان العمل. بينما تقدم المقالة الحجج والاستنتاجات ، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة ودقيقة وموجزة مكتوبة لغرض معين وجمهور محدد ، والتي تحدد على نطاق واسع وتحلل موقفًا أو مشكلة ، وغالبًا ما تقدم توصيات للعمل المستقبلي.

التقرير وثيقة وقائعية يجب أن تكون واضحة ومنظمة تنظيماً جيداً. وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل الدقيق للتقرير ومحتواه تختلف بين المنظمة والأقسام وفي الدراسة بين الدورات ، من مدرس إلى مدرس ، وكذلك بين المواد ، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أي تعليمات محددة قبل ذلك. تبدأ في كتابة تقريرك.

راجع أيضًا: نموذج تقرير جاهز للاستخدام لليوم الوطني 1444

خطوات كتابة تقرير

عند إعداد التقرير ، يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة المعتمدة لإعداد التقارير ، وعلى الرغم من أن خطوات كتابة التقرير قد تختلف تبعًا لنوع التقرير ، وقد تختلف أيضًا اعتمادًا على المعلم أو المدير والمحتوى الذي ينبغي للتقرير. تشمل ، هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير سليم ، ونقوم بإدراجها لك على النحو التالي:

التعرف على المشكلة وتعريفها

عليك أن تعرف ما هي المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ثم يجب عليه تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية:

• ما الذي يحقق فيه التقرير؟
• لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة؟
• متى نحتاج إلى مثل هذه الدراسة؟
• أين يجب أن نتحرى؟
• من الذي سيتم التحقيق فيه؟

تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها

عليك أن تعرف الغرض من أي دراسة ، ومناقشة أسبابها ، ثم لتسهيل الدراسة ، عليك تحديد النطاق الدقيق: على سبيل المثال ، افترض أن هناك مشكلة في إدارة الأعمال تتطلب التحقيق ؛ سيكون الغرض من هذا التقرير البحثي هو معرفة العوامل التي تؤدي إلى الصراع بين العمال والإدارة ، في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع وسلطة المصنع.

تطوير الفرضية

لحل المشكلات ، يجب على الباحث تطوير الفرضيات ، والفرضية هي بيان أو شرح مؤقت لأي مشكلة. على سبيل المثال ، إذا كان التحقيق مطلوبًا للكشف عن مشكلة إدارة الأعمال ، فقد تكون الفرضية:

• هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والعاملين
• تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.

تحديد المصطلحات بوضوح

يمكن أن يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتحتاج إلى تعريف واضح ومن ثم تحتاج إلى تقديم تعريف مختلف للمصطلحات المربكة وهذا جيد ، على سبيل المثال ، يعتمد الرضا الوظيفي من شخص لآخر ، وبالتالي ، يجب أن يكون نوع الرضا الذي تتجاهله الإدارة تم تحديدها بشكل صحيح. مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه يمكن أن يكون هناك عمل مصنع أو عمل عام ، لذلك يجب تحديد العمل الإشكالي بشكل صحيح. علاوة على ذلك ، فإن مصطلح “الوقت” محير. نظرًا لأنه يمكن أن يكون قصير الأجل أو طويل الأجل ، لذلك تحتاج إلى إظهار المدة التي تحتاج فيها المشكلة بين العمال والإدارة إلى تحديدها بشكل صحيح.

تحديد الجمهور

التقارير مخصصة للقراء ، ويجب عليك تحديد قراء التقرير ، على سبيل المثال ، عندما يُطلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والأرباح لإدارة المستوى الأعلى ، لن يكون التقرير مخصصًا لعمال المصانع أو الغرباء ، ولكن يتم إعداد التقرير السنوي السري (RAC) للإدارة العليا وليس للعمال. لذلك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة واهتمام قرائك عند إعداد أي تقرير ، حيث يجب توجيه التقرير إلى القارئ.

جمع البيانات

لحل المشكلة ، نحتاج إلى أساس معقول ، لذلك نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين على النحو التالي:

• البيانات الأولية: البيانات التي تم جمعها من البحوث والملاحظات والتجارب والاستطلاعات.
• البيانات الثانوية: البيانات التي تم جمعها من المكتبة.

تنظيم وتحليل وتفسير البيانات

يجب تنظيم البيانات المجمعة بطريقة منظمة ، أي يجب تنظيم البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والموقع. يتضمن التحليل عمومًا فحص البيانات التي تم جمعها بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التصحيحات المناسبة لضمان دقتها واكتمالها. بعد تنظيم البيانات وتحليلها ، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث المعنى المنطقي ، لأن تقييم البيانات مهم للوصول إلى نتيجة منطقية.

عمل مخطط تفصيلي

بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن المؤلف ، يجب عليه أو عليها إعداد مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. في هذا الرسم البياني ، يتم تحديد المشكلة ، ويتم تسجيل الحقائق وتحليلها بإيجاز واستخلاص النتائج المنطقية. لاحظ أن الخطوط العريضة ليست ضرورية ، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.

كتابة التقرير النهائي

المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير ، ويجب على الكاتب التأكد من أن لغة التقرير واضحة وخالية من الأخطاء النحوية ، حيث إن نجاح أو فشل جميع الجهود المبذولة للتقرير قيد النظر يعتمد بشكل مباشر على العرض الصحيح و إعداد التقرير.
شاهد أيضًا: نموذج لكتابة تقرير عن نشاط أو رحلة مدرسية

نموذج كتابة تقرير جاهز للطباعة

نضع لكم في النموذج التالي نموذجًا لكتابة تقرير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه ، مع العلم أن التقارير تختلف باختلاف النوع والجهة التي يتم تقديمها إليها: انظر أيضًا: تقرير عن التقدم المحرز من العمل في المدرسة

أنواع التقارير

بعد مناقشة خطوات كتابة تقرير ناجح ، من الضروري الرجوع إلى أنواع التقارير ، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا شاملاً للتقارير ، إلا أن هناك فئات تقارير شائعة الاستخدام ، والتي توفر تسمية لدراسة التقارير ، وأحيانًا يتم تصنيف التقارير وفقًا لأساس التنسيق. يمكن تضمين أي تقرير تقريبًا في معظم الفئات ، ويمكن تضمين تقرير واحد في فئات متعددة. سنقوم بإدراج المجموعات التالية من تصنيفات التقارير المستخدمة:

تقارير رسمية أو غير رسمية

يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ وهكذا يكون التركيز على الموضوعية والتنظيم ، وهو يحتوي على قدر كبير من التفاصيل ، وهو مكتوب بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية. عادة ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام طبيعي وغير رسمي للغة ، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا على أنها تقرير غير رسمي.

تقارير قصيرة أو طويلة

من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة قصيرة ، في حين أن التقرير الطويل هو تقرير يتكون ، على سبيل المثال ، من عشرين صفحة. لكن أين الخط الفاصل؟ ضع في اعتبارك أنه كلما زاد طول التقرير ، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.

تقارير إعلامية أو تحليلية

تقارير إعلامية مثل ؛ تنقل التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية وتقارير تغيب الموظفين معلومات موضوعية من منطقة في منظمة إلى أخرى. أما التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية فتستخدم لمحاولة حل المشكلات.

تقرير الاقتراح

الاقتراح هو نوع مختلف من تقارير حل المشكلات ، الاقتراح هو وثيقة معدة لوصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية احتياجات أخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار طلبات العروض أو طلبات تقديم العروض. يحدد طلب تقديم العروض الحاجة ويقوم البائعون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.

التقارير الرأسية أو الجانبية

تشير هذه التسمية إلى الاتجاه الذي يسير فيه التقرير. التقارير التي تشير إلى التسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى ، تساعد التقارير الثانوية التنسيق في المنظمة ، لذلك فإن التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) يعتبر أفقيًا.

التقارير الداخلية أو الخارجية

التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما هو داخل المنظمة. يتم إعداد التقارير الخارجية للتوزيع خارج المنظمة وهي مماثلة للتقارير السنوية للشركة.

التقارير الدورية

يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد منتظمة ، ويتم توجيهها بشكل عام إلى الأعلى وتكون بمثابة رقابة إدارية ، وتسهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.

التقارير الوظيفية

يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تحصل على اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.
شاهد أيضًا: تقرير عن الحق في الحياة

عناصر تقرير البحث

يتضمن التقرير الناجح عادةً مجموعة من الأسئلة المهمة ملخصة في النقاط التالية:

• وصف تسلسل الأحداث أو …