كيفية كتابة تقرير عمل هذا ما سنتعلمه في هذا المقال ، لأن بعض الأشخاص يجدون صعوبة في كتابة تقرير توظيف في الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها ، وبالتالي يمكن أن يكون له تأثير سلبي عليه أثناء العمل ، وموقعنا تزويد زوارنا الكرام بتفاصيل عن تعريف تقرير العمل وكيفية كتابة تقرير العمل وأهميته ، بالإضافة إلى عرض مراحل كتابة تقرير العمل بالتفصيل ، ومعرفة خصائص هذا التقرير.
ما هو تقرير العمل
تقرير العمل هو أحد الأساليب المستخدمة للتواصل بين الوحدات الإدارية داخل نفس المنظمة ، ويمكن أن تكون تقارير العمل مكتوبة أو شفهية ، وتتميز التقارير بفاعلية الاتصال بين مختلف أجزاء المنظمة أو العمل ، و يحرص كبار المديرين التنفيذيين في الشركات دائمًا على استخدام تقارير العمل للوصول إلى الأدوات والمعلومات والحقائق التي يمكنها تتبع تقدم العمل عن كثب ، دون عوائق أو عقبات ، ومن خلال هذه التقارير يمكن التحقق من الإنجازات التي حققها الموظفون داخل الشركة ، ومعرفة حجمها ومدى تأثيرها ، ومعرفة مدى توافقها مع الخطة الشاملة للشركة ، تساعد التقارير الجميع في الحصول على معلومات كافية عن الوحدات والأماكن المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة ، وبالتالي فإن إمكانية إصدار أحكام حول العمل وسريته وجدواه وتنفيذ أوامر ومتطلبات الموظف.
كيفية كتابة تقرير عمل
يجب اتباع خطوات معينة من أجل كتابة تقرير عمل جيد متكامل ، لأن التقرير يجب أن يتضمن مختلف النقاط الإيجابية التي حدثت أثناء العمل ، وكذلك النتائج التي تم الحصول عليها ، وسيتم إدراج خطوات كتابة تقرير العمل في طريقة بسيطة وواضحة:
تحديد هدف تقرير العمل وموضوعه
تعتبر هذه المرحلة من أهم المراحل عند كتابة تقرير العمل ، حيث يتم تحديد موضوع التقرير وبالتالي يتم معرفة الموضوع الذي سيتم التعامل معه ، ويتم الإعلان عن ذلك عندما يطلب رئيس العمل كتابة التقرير. حيث يوضح موضوع التقرير والغرض منه ، وإذا وجد الشخص صعوبة في معرفة الغرض منه ، فيجب البحث عن أهداف كتابة التقرير مباشرة من المدير لتحقيق المطلوب ، وما يلي: يختلف التقدم المحرز في صياغة التقرير وفقًا للأهداف والموضوعات التي تم تناولها.
التخطيط والتحضير لكتابة التقرير
قبل البدء في كتابة تقرير العمل لا بد من التحضير لكتابته ، ولهذا يجب مراعاة العديد من النقاط ، وسيتم تقديم أهم هذه النقاط على النحو التالي:
- اكتب ملخصًا تنفيذيًا للتقرير: بحيث يتضمن الملخص التنفيذي ملخصًا للموضوع الذي سيغطي التقرير ، وتكون المعلومات واضحة ولها أهداف واضحة.
- وضع الملخص بعين الاعتبار: لا ينبغي إغفال الملخص التنفيذي خلال فترة كتابة التقرير ، بحيث يظل الكاتب متيقظًا باستمرار لكيفية وماذا يكتب ومن يقوم بكتابة التقرير ، وبالتالي يبقى متيقظًا للتركيز على المعلومات المهمة الواردة في التقرير.
اختيار الطريقة المناسبة لكتابة تقرير العمل
Après avoir pris connaissance des objectifs et du sujet, il est nécessaire de choisir une méthode appropriée pour le rapport, afin qu’elle soit adaptée aux informations qu’il contient et à la partie à laquelle le rapport de travail sera soumis, comme le choix du type de le ton du discours et la méthode de discours, et dans ce cas vous devez bien connaître la personne qui lui soumettra le rapport, et parmi les choses qui doivent être clarifiées lors de l’examen de la méthode de rédaction du rapport sont التوالي :
- يجب أن يعرف كاتب التقرير القراء الذين يخاطبهم من خلال تقريره.
- يريد المؤلف أن يجعل تقريره مفيدًا ومناسبًا لمختلف الأشخاص الذين سيقرؤونه.
- يجب توضيح المعلومات المختلفة الواردة في التقرير ، على الرغم من البساطة التي تبدو عليها.
- وتجدر الإشارة إلى أن التقرير موجه إلى فئة معينة من الناس ، حتى لا يضيع موضوع التقرير ولا يقلق من لا علاقة له به.
الاهتمام بأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير العمل يجب استخدام لغة بسيطة وواضحة والاعتماد على كلمات دقيقة ومفصلة ، بحيث يظهر النص بسيطًا ومفهومًا وواضحًا ، ويلجأ إلى الجمل القصيرة وتجنب المصطلحات المتخصصة ، وإذا اضطر الكاتب إلى ذكره. بعض المصطلحات التي يجب شرحها ، يجب استبدال المصطلحات بكلمات مبسطة قدر الإمكان ، القواعد ، التهجئة ، علامات الترقيم ، إلخ. يجب أن تحترم.
جمع المعلومات الخاصة بتقرير العمل
بعد اعتماد أسلوب الكتابة ، لا بد من البدء بجمع المعلومات للتقرير ، لأن المؤلف يجمع المعلومات من مصادر مختلفة من خلال البحث والتحقيق ، سواء في الكتب أو من خلال التفتيش المباشر على الشركة أو عن طريق مقابلة الأفراد وأخذ المعلومات منهم. ، ويجب إرفاق المستندات المختلفة.تتضمن الأوراق والمستندات التي تم جمعها أثناء كتابة التقرير والمشار إليها في التقرير لتأكيد المعلومات التي يجب عدم إغفالها عند كتابة تقرير العمل ، ما يلي:
- الرسومات.
- الإختبارات.
- بعض آراء الخبراء والعملاء في المقابلات التي أجريتها معهم.
- بيانات توضيحية.
- إحصائيات.
- الدراسات والبحوث.
- معلومات مالية.
كتابة التقرير وفق هيكل محدد
لكي يكون تقرير العمل كاملاً ودقيقًا ، ولكي يكون مقبولاً ، يجب أن يتضمن العديد من الأجزاء المهمة. لذلك من الضروري الانتباه إلى هيكل التقرير العام. فيما يلي أهم الأجزاء التي تجعل التقرير يعمل:
- صفحة العنوان: هذه هي الصفحة الأولى من التقرير ويجب أن تتضمن العنوان الذي يشير إلى محتوى التقرير واسم المؤلف ووظيفته والشخص الموجه له التقرير وتاريخ كتابته.
- الملخص: ويلخص الملخص المعلومات المختلفة الواردة في التقرير بشكل مختصر وسريع ، بالإضافة إلى عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
- المحتوى: هذا جدول يعرض أقسام التقرير وبالتالي يقدم لمحة موجزة عن الأقسام ومحتوى التقرير.
- المقدمة: يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وأن تحتوي على لمحة موجزة عن أهمية التقرير ، ويجب تقديم القضايا التي يحاول التقرير معالجتها.
- المناقشة: هذا هو القسم الأهم في التقرير والمقطع الذي يحتوي على معظم المعلومات والحقائق. في ذلك ، يتم مناقشة المشاكل ، وذكر المقترحات وأشياء أخرى تدور حول الموضوع الرئيسي للتقرير.
- النتائج: ومن خلاله يختتم ما تمت مناقشته في التقرير ويحدد ما إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
- التوصيات: هذه هي نفس الاقتراحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة للتخلص من المشكلات التي نوقشت في التقرير.
- المراجع: يتضمن هذا الجزء المصادر والمراجع المختلفة التي يمكن الاعتماد عليها لجمع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.
راجع أيضًا: خطوات كتابة تقرير احترافي
نموذج كتابة تقرير عمل
قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير عمل بسيط من أجل تطويره بسرعة ، لأنه يجب أن يتضمن النقاط المختلفة التي تم ذكرها من قبل ، وهنا نموذج تقرير مشكلة العمل أو ما شابه: الشركة: __________ السيد: __________ المسؤول: __________ بعد إبلاغك بحرارة بما يلي: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ تم إرفاق المستندات المطلوبة بالتقرير وتم تقديمها لك. أرجو أن تتقبلوا خالص تقديري واحترامي. العرض التقديمي: ______ المنصب: ______ التاريخ: _______
ما هي أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي محدد لتحديد أنواع التقارير ، ولكن هناك بعض الأنواع الشائعة من التقارير التي يتم استخدامها بشكل عام في عمليات دراسة التقارير المختلفة المستخدمة في الواقع:
- التقرير الرسمي: يتميز بأنه منظم للغاية ، ويركز على النظام والحيادية ، ويتضمن العديد من التفاصيل ويلتزم بصيغة كتابة محددة.
- التقرير غير الرسمي: ويتكون من فقرات شبيهة بالرسائل القصيرة ومكتوبة بلغة بسيطة ومشتركة قريبة من لغة الحياة اليومية.
- التقرير الطويل: إنه التقرير الأكثر رسمية ، لكن لا يوجد معيار لتحديد التقرير الطويل بدقة.
- تقرير قصير: تقرير يتكون من صفحة واحدة أو أكثر وهو غير رسمي إلى حد ما.
- التقرير الإعلامي: هو التقرير الذي يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة ، وهو تقرير سنوي يتم من خلاله نقل المعلومات بين أقسام الشركة.
- تقرير تحليلي: يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة التوصل إلى حلول مقترحة لها.
- تقرير المقترحات: هو أحد أنواع التقارير التي تهدف إلى إيجاد حلول لمشكلة معينة ووضع خطة لدراسة المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها.
- تقرير إضافي: هو التقرير الذي يتم كتابته من أجل نقله بين موظفي نفس الدائرة أو الوحدة الإدارية داخل الشركة أو المؤسسة أو داخل الوحدات الإدارية.
- التقرير الرأسي: إنه التقرير الذي يتم توجيهه من الموظفين إلى المديرين أو من المديرين إلى الموظفين ، ويعتمد تصنيفه على حركة إدارة التقرير نفسه.
- التقرير الداخلي: هو الذي يتم تبادله داخل الشركة نفسها.
- التقرير الخارجي: هو التقرير الذي يتم توجيهه خارج الشركة.
- التقرير الدوري: هو التقرير الذي يتم نشره بشكل دوري في تاريخ محدد.
- التقرير الوظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تستمد اسمها من الغرض الرئيسي منها ، بما في ذلك: التقارير المالية ، والتقارير التسويقية ، والتقارير المحاسبية ، وما إلى ذلك.