صفات السكرتير الناجحليس من المبالغة القول إن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها ، حيث أن هذا العمل هو الرابط الرئيسي بين الإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس ، وبين فريق العمل والموظفين. ، وهو الذي يدرك الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة وتوجهها المستقبلي ، لأنه عمل عام وهو موجود في جميع المجالات تقريبًا ، بما في ذلك المجالات الاقتصادية والسياسية والفنية والتجارية ، وبسبب أهميته ، يستعرض موقعنا الصفات الرئيسية للسكرتير الناجح.
ما هي وظيفة السكرتير ومهامه
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليها – في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور ، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات ، وتحديد أولويات المهام ، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين وأيضًا إلى الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها ، وبما أن هذه وظيفة ، فأنت بحاجة إلى مجموعة متنوعة من المهارات ، الشخصية والعملية على حد سواء ، ويجب أن تكون السكرتيرة موظفة قيّمة تتمتع بخبرة واسعة في مجالها المهني.
صفات السكرتير الناجح
تتميز السكرتيرة التي تنجح في وظيفتها بخصائص مهنية وشخصية معينة تسمح لها بتلبية متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام ، خاصة أنها من النوع الذي يتطلب مراقبة مستمرة للطلبات العاجلة المتعلقة بالوظيفة والموظفين. فيما يلي أهم صفات السكرتير الناجح:
التنظيم الدقيق
من الضروري أن تنجح السكرتيرة في تطبيق نظام دقيق يتعلق بالمهام اليومية الرئيسية والثانوية ، والسكرتير ذو الخبرة يعرف كيف يبتكر أنظمة جيدة وبسيطة لضمان هذا النظام الدقيق الذي يوفر لها الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهمة. التنظيم مهم للغاية ، سواء أكان ذلك على الورق أو عبر الكمبيوتر ، خاصة عند تحديد المواعيد أو إدارة جداول المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
الاحتفاظ بالملاحظات الدقيقة
دائمًا ما تظهر المعلومات المهمة للشركة ومدير الأعمال أثناء الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية ، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول ما يحدث حتى يتمكنوا من الرجوع إليها لاحقًا دون نسيانها ، مثل الجداول الزمنية المحددة والشركة الاقتراحات ومعلومات الطوارئ للإدارة ، إلخ.
امتلاك مهارات التواصل
يقال إن السكرتير الناجح هو الباب الأمامي والمتحدث باسم الشركة ، لذلك يجب أن يتمتعوا بمهارات اتصال ممتازة ، خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ، ولديهم القدرة على كتابة الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية.
إدارة وحل المشكلات
في كثير من الحالات يتعرض السكرتير بشكل خاص لضغوط العمل الناتجة عن ظهور المشاكل سواء كانت إدارية ملحة أو متعلقة بموظفي الشركة أو عملاء الشركة ، وبالتالي يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشكلات وتوجيهها لتسهيل الأمر على الإدارة. للتعامل معها حيث أن هناك قضايا تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب القضية.
القدرة على الكتابة
قد تبدو هذه خاصية واضحة ولكنها خاصية ضرورية للغاية لعمل السكرتارية. يجب أن يتميز السكرتير الجيد بمهارات الكتابة مع التوازن اللغوي الكبير الذي يسمح له بإدارة الكلمات والمعاني واحترام القواعد التي تؤكد الجودة من الشركة ، بالإضافة إلى قدرته على الكتابة بسرعة كبيرة ، وذلك لأن معظم مهامه مرتبطة بهذه المهارة من حيث الرسائل المكتوبة ، والبريد الإلكتروني ، ومراجعة العقود ، وما إلى ذلك.
توقُّع الاحتياجات الطارئة
تتميز السكرتيرة الناجحة بقدرتها على توقع ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل في حالة الطوارئ ، بحيث لا يكون هناك نقص مفاجئ في الموارد أو الأعمال التي تسبب خسارة كبيرة.
امتلاك المهارات التقنية
خاصة في هذا الوقت ، يجب أن يتمتع السكرتير بقدر لا بأس به من المهارات الفنية الأساسية مثل إدارة برامج Microsoft Office ، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سريعة أو قوية ببرامج Adobe ، بالإضافة إلى القدرة على التصفح وإجراء الدراسات من مصادر موثوقة. مصادر.
ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية
إن مهنة السكرتير ليست مهنة في حد ذاتها ، ولكن يمكن اعتبارها مؤهلاً وظيفيًا موجودًا في معظم المهن ، خاصة تلك المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في مجالات التعليم والاقتصاد والهندسة وما إلى ذلك ، إلخ. فإذا جاءت وظيفة السكرتير بعد تخصص مهني ، فإنها تعتبر درجة مهنية يمكن أن تتم ترقية صاحبها إلى مساعد إداري أو منسق إداري أو مساعد تنفيذي ، ويمكنه أيضًا أن يصبح مدير مكتب ، ومع الزيادة في أهمية هذه المهنة ، فهناك تخصص يتعلق بها على وجه التحديد في المعاهد والجامعات.
أنواع مهنة السكرتارية
تولي الشركات ومؤسسات العمل أهمية كبيرة لوظيفة السكرتير نظرًا لأهمية منصبه ، والتي تعد أيضًا حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء ، والسكرتير الناجح له تأثير كبير على زيادة الإنتاجية وتعزيز بيئة إيجابية داخل الدولة. الشركة من خلال إدارة الوقت والمواعيد وتنظيم المهام والميزانيات. هناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج تحت مهنة السكرتارية. ويمكن تصنيفها على النحو التالي:
- السكرتيرة التنفيذية: تُعرف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي ، ومن أهم مهامها العمل المكتبي والتنظيمي وترتيب المواعيد والمكالمات وكتابة التقارير والإشراف على الموظفين كممثل للإدارة ، وهي من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا. .
- سكرتير المكتب: تعتبر هذه الوظيفة أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا ، وتتعلق باستخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف ، فضلاً عن إدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية مع أصحاب العمل.
- السكرتير القانوني: يظهر هذا النوع في مكاتب المحاماة أو شركات المحاسبة. واجبات السكرتير هي واجبات كتابية ، وإعداد التقارير والوثائق القانونية وإعدادها لتقديمها في المحكمة أو للعملاء.
- السكرتير الطبي: يظهر هذا النوع في المؤسسات الطبية كالمستشفيات والعيادات ، وتكمن أهم واجبات السكرتير في تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية للسكرتير الناجح
يجب أن يمتلك السكرتير عددًا من المهارات الأساسية التي تجعله متميزًا في منصبه وقادرًا على تلبية متطلبات هذه المهنة بشكل فعال ، وفيما يلي أهم هذه المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاجها السكرتير الفعال:
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- التفاوض الفعال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل.
كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا
لا شك أن بناء أساس متين لعمل ناجح يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتيرة ناجحة يمكنها التعامل مع المهام المختلفة بدقة ، ولكي تكون سكرتيرة ناجحة في أي مجال مهني ، يجب أن تمتلك الصفات التي سبق ذكرها بالإضافة إلى خاصية ضرورية وهي الصدق والأمانة ، لأن السكرتير يعتبر البوابة الرئيسية للمعلومات التي تصل الإدارة وصاحب العمل ، وهناك خصائص رئيسية أخرى مثل تطوير خطط تنظيم الأعمال والمشكلة- مهارات حل المهارات مهارة مهمة للغاية في التطوير والتعلم المستمر ومواكبة أي شيء يحدث في العمل ، حتى لو كان يتطلب تعلم مهارة فنية أو شخصية جديدة. بهذا نصل إلى نهاية مقالنا صفات السكرتير الناجح الذي استعرضنا معكم تعريف هذه المهنة وأهميتها وأهم الصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح. عرض موجز للخلفية المهنية وأنواع السكرتارية ومهاراتهم اللازمة.