في خاتمة محضر الجلسة يكتب حيث أنها تعتبر من أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظائف فهي تتمثل بمجموعة من الملاحظات التي يتم تسجيلها خلال الاجتماع والتي يتم من خلالها تسليط الضوء على القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها والأدلة والاقتراحات المناسبة وصوت عليها ، وأهمية هذا المقال يعرض موقعنا من خلال سطوره فيما يلي تعريف كامل لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع ، والأشياء الأهم منها والنصائح التي تحتاج إلى معرفتها عند كتابة سيتم الإشارة إلى الدقائق بشكل صحيح.
محضر الاجتماع
هي ملاحظات مأخوذة من المناقشات والقرارات التي يتم اتخاذها أثناء الاجتماعات ، سواء في الأماكن الرسمية أو غير الرسمية ، حيث يتم تسجيل ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها مستقبلاً ، وتحتوي محاضر الاجتماع على عدد من النقاط المهمة العناصر التي يجب تدوينها وأهمها تاريخ ووقت الاجتماع وأسماء المشاركين والمتغيبين وقبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق بالإضافة إلى معرفة القرارات التي اتخذت بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال ، مثل الأنشطة المضطلع بها أو المتفق عليها ، وغيرها.
في خاتمة محضر الجلسة يكتب
يعد تدوين الدقائق من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف ، حيث يتم تمثيله بسجل يتم فيه تسجيل أهم النقاط التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماع ، سواء في الفيديو أو الصوت ، أو التسجيل الصوتي ، أو اللحظية. الكتابة ، حيث يتم كتابة الملاحظات بصيغة الماضي وتوقيعها. هناك عدة نقاط مهمة يتم كتابتها في نهاية المحضر ، حيث تتضمن كل منها وقت الانتهاء ، وتوقيع المشاركين ، بالإضافة إلى تحديد موعد الاجتماع التالي ، ومن هناك نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هو:
- حدد وقت الانتهاء.
- توقيع الحضور.
- حدد موعد الاجتماع القادم.
شاهد أيضًا: ما هو الفرق بين الدقائق والتقرير
الخطوات المتبعة في كتابة المحضر
يعد تكوين سجل دقيق لما حدث أثناء مناقشة الاجتماع من أهم الموضوعات التي يجب مراعاتها أثناء الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات ، ويستند هذا السجل إلى خمس خطوات رئيسية ، وهي كالتالي:
- مرحلة التخطيط المسبق.
- خطوة التسجيل.
- مرحلة الكتابة.
- خطوة مشاركة محضر الاجتماع.
- احفظ خطوة التسجيل للرجوع إليها في المستقبل.
الأمور التي ينبغي مراعاتها عند كتابة المحضر
هناك بعض الأسئلة والنصائح المهمة التي يجب الالتزام بها عند كتابة محضر الاجتماع ، على النحو التالي:
- اذكر عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إبلاغ الأعضاء المتغيبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- صياغة النقاط والاستنتاجات والتوصيات الرئيسية للاجتماع.
- اجلس بالقرب من مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
- وضع اسم وتوقيع المُعد لمحضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع كاملاً بصيغة الماضي وتأكد من توقيعه إذا كان رسميًا.
- حافظ على السلامة النحوية والإملائية للمحضر أو التسجيل ، ولا تكتب الكثير من الآراء الشخصية.
انظر أيضًا: اكتب محضر الاجتماع الذي حضرته وقم بإنهائه بالتوصيات المناسبة لموضوع الاجتماع. هنا ينتهي المقال الذي أثار السؤال حول في خاتمة محضر الجلسة يكتبوذلك بعد عرض محضر الاجتماع وأهم المعلومات عنه ، وأهم الأمور والنصائح المفيدة للتعرف على محضر الاجتماع عند كتابة المحضر.تم التعرف اللفظي.